Les vacances approchent et il y a tellement de choses à finaliser avant de partir, que l’on a l’impression qu’on ne va jamais réussir à tout terminer. Pas de panique ! Nous vous donnons quelques astuces pour un départ en vacances serein !
Prévoir et anticiper
Il n’y a pas de secret pour un départ paisible en vacances. Optez pour l’anticipation des tâches qu’il vous reste à faire. Planifiez et prévoyez-les toutes.
Faites une to-do list
C’est la meilleure façon de s’organiser. Un incontournable qui vous permet de poser sur papier ou en version numérique tout ce que vous avez à faire et d’organiser vos tâches.
Plusieurs outils digitaux existent pour vous faciliter la vie et vous aidez à gérer des projets. Ils sont très utiles pour partager des tâches entre collègues ou pour gérer des dossiers à plusieurs :
- Trello qui s’organise sous forme de tableaux avec des cartes qui se déplacent et des étiquettes de couleurs pour gérer les priorités. Vous pouvez par exemple fonctionner comme la matrice d’Eisenhower en donnant des degrés d’importances et d’urgences de vos tâches.
- To-do d’Outlook qui vous permet de faire une liste des tâches
- Et beaucoup d’autres…
Organisez-vous avec vos collègues
Généralement, pendant les grandes vacances, vous n’êtes pas le seul à prendre des congés. Il est bien une semaine avant vos vacances de faire un point avec le collègue qui va s’occuper de vos dossiers pendant votre absence, pour mettre à jour les tâches ou spécificités de certains dossiers.
Vous pouvez même lui partager votre to-do ou faire une to-do spéciale que vous partagerez avec lui.
Prévenez vos contacts
Quelques jours avant votre départ :
- Prévenez vos contacts soit par téléphone soit en ajoutant un message à votre signature mail,
- Pensez à repousser ou annuler les réunions et les rendez-vous qui étaient planifiés pendant vos congés,
- Rédigez un mail de réponse automatique qui indiquera à vos contacts la période de vos congés ainsi que les coordonnées de la personne en charge de vos dossiers pendant votre absence. Petite astuce : restez clair, neutre et sobre dans votre mail de réponse automatique.
Trier et ranger
On accumule beaucoup de mails, de dossiers, papiers… Rien de tel qu’un peu de rangement avant votre départ. Cela vous permettra de mieux vous y retrouver à votre retour de vacances. Comme un grand ménage de printemps, on vide la corbeille à papier, sa boîte mail et on range son bureau.
Faire du rangement, facilitera votre retour, sans stress et vous remettra plus facilement au travail.
Le prochain conseil, c’est de préparer votre retour. Pour éviter de se retrouver submergé dès son retour de vacances. Prévoyez le lendemain de votre retour une réunion avec votre et/ou vos collègues pour faire le point sur vos dossiers en cours et sur ce qu’il y a à faire. Gardez-vous le premier jour pour reprendre vos marques, lire vos mails et prévoir votre calendrier de la semaine sereinement.
Vous voilà prêt à aborder vos vacances en toute tranquillité ! Bonnes vacances à vous et pensez à la carte postale pour vos collègues.
